Wenn der Gast eine Rechnung benötigt, muss sie nach gewissen Kriterien erstellt werden. Nur dann gilt sie als eindeutiger Nachweis, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt. Die beste Möglichkeit ist die Nutzung einer entsprechenden Software, da hier die erforderlichen Parameter automatisch abgefragt werden. Welche Pflichtangaben bei der Rechnung entscheidend sind und wie die Erstellung funktioniert, wird jetzt erklärt!
Mehr Sicherheit dank professioneller Erstellung per Software
Der Gast reist ab und möchte eine Rechnung mitnehmen. Diese manuell auszustellen ist nicht nur aufwendig, sondern auch risikobehaftet. Die bessere Variante ist eine Software, um eine Rechnung auszustellen. Für Hotelbesitzer ist hier der Vorteil darin zu sehen, dass die Stammdaten des Unternehmens direkt im Vordruck vorhanden sind. Angegeben werden müssen dann nur noch die individuellen Kundendaten und die relevanten Rechnungsparameter.
Die relevanten Angaben in der Rechnung – das darf nicht fehlen
Es gibt obligatorische Angaben, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Es ist zu beachten, dass die Rechnung ein offizielles Dokument ist und damit Rechtsgültigkeit besitzt. Das tritt aber nur dann ein, wenn die Pflichtangaben auch wirklich erfüllt sind! Hier kommt der Überblick über alle relevanten Angaben, die in jeder Hotelrechnung vorhanden sein müssen:
Angaben zum Rechnungsersteller: Der Name (Unternehmensname) sowie die Anschrift der ausstellenden Stelle oder Person muss vollumfänglich der Rechnung zu entnehmen sein. Darüber hinaus müssen Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID in der Rechnung vorhanden sein. Es ist eine fortlaufende Rechnungsnummer zu erstellen, zudem müssen Rechnungen datiert sein.
Angaben zur Dienstleistung: In der Rechnung ist verpflichtend festzuhalten, welche Art von Dienstleistung oder Ware verkauft bzw. erbracht wurde. Im Falle eines Hotelbesuchs ist hier festzuhalten, welche Leistungen der Gast in Anspruch genommen hat. Auch der Zeitpunkt der Leistung ist entscheidend. Hat ein Gast vom 3. April bis zum 5. April eine Suite mit Frühstück gebucht, muss das der Rechnung zu entnehmen sein.
Steuerliche Angaben: Es muss klar erkennbar sein, welcher Steuersatz zur Rechnungserstellung angewandt wurde und wie hoch die Umsatzsteuer ist. Netto- und Bruttorechnungsbetrag müssen getrennt voneinander ausgewiesen werden.
Angaben zum Rechnungsempfänger: Als letztes wichtiges Standbein ist die Angabe der Kundendaten zu nennen. Name und Anschrift des Hotelgastes gehören zwingend auf die Rechnung.
Achtung Steuer-ID: Wer muss welche Angabe machen?
Bei einer offiziellen Rechnungserstellung ist die Steuernummer auf dem Dokument Pflicht. Unverzichtbar ist dabei die Steuer-ID, die für alle Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland verpflichtend ist. Das Finanzamt teilt diese Steuernummer zu. Bei Hotels ist die Steuernummer des Unternehmens, nicht des Besitzers anzugeben.
Alternativ hierzu ist es möglich, die Umsatzsteuer-ID zu verwenden. Werden internationale Rechnungen erstellt, die ID sogar verpflichtend. Für die meisten Unternehmen ergibt sich kein Nachteil, wenn beide Steuernummern parallel auf der Rechnung verzeichnet werden.
Fehler bei der Rechnung: Welche Konsequenzen drohen?
Im Hotelgewerbe ist die Ausstellung von Rechnungen Standard. Treten Fehler auf, kann das Unternehmen im schlimmsten Fall das Recht auf Vorsteuerabzug für den Rechnungsbetrag verlieren. Das bedeutet, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig vom Rechnungssteller übernommen werden muss. Hinzu kommt, dass fehlerhaft ausgestellte Rechnungen zu erheblichen Nachzahlungen führen können. Zu den gängigsten Fehlern gehören:
- Falsches Datum (generelles Rechnungsdatum oder Leistungsdatum)
- Fehler bei der Rechnungsnummer (mehrmals vergeben, keine fortlaufende Rechnung)
- mangelhafte Leistungsdeklaration (falscher oder fehlender Leistungszeitraum)
- Fehler bzw. Vernachlässigung von Pflichtangaben
Software für die Rechnungserstellung: Für Kleinunternehmen sinnvoll, für Großunternehmend zwingend
Würde ein Hotel für jeden Kunden manuell eine Rechnung schreiben, bräuchte es dafür gesondertes Personal. Heute wird die Rechnungserstellung von hochmodernen Programmen durchgeführt, um für einheitliche und korrekte Rechnungen zu sorgen. Software-Lösungen stellen sicher, dass jede ausgestellte Rechnung rechtssicher ist. Kommt es zu Fehlern, erstellt die Software keine Rechnung, sondern weist darauf hin. So lässt es sich vermeiden, dass Kunden nicht zahlen wollen oder es später zu Stress mit dem Finanzamt kommt.
Das Rechnungsprogramm zeichnet sich nicht nur durch seine Vorlagen aus, sondern hat weitere Features, die die Fakturierung erleichtern. Zahlreiche Prozesse werden automatisiert, so zum Beispiel die Vergabe von Rechnungsnummern sowie die Ermittlung der Umsatzsteuer. Kundeninformationen müssen nur ein einziges Mal angegeben werden. Übernacht ein Gast öfters im Hotel, können seine Daten aus der Datenbank wiederverwendet werden. Das beschleunigt den Prozess bei der Rechnungserstellung.
Werden Rechnungen nicht begleichen, macht die Software den Rechnungssteller darauf aufmerksam. In einem florierenden Hotelbetrieb kann es durchaus untergehen, wenn ein Gast seine Rechnung nicht bezahlt hat. Durch die zuverlässige Erinnerung ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit rechnungsbezogene Mahnungen zu erstellen und zu verschicken.
Fazit: Ohne Programme keine solide Rechnung im Gewerbe
Privat eine Rechnung auszustellen ist noch eine Sache. Sobald es aber an Unternehmensrechnungen geht, ist Vorsicht geboten. Schon kleine Fehler können erhebliche Folgen haben. Sie zu vermeiden obliegt der Aufmerksamkeit des Rechnungsstellers. Tatsächlich kann der Rechnungsempfänger die Bezahlung verweigern, wenn er Fehler in der Rechnungsstellung entdeckt. Dann ist das Unternehmen verpflichtet, Angaben zu korrigieren und eine neue Rechnung auszustellen. Dank der richtigen Software kann dieser Schritt übersprungen werden, da immer die passende Rechnung beim Empfänger ankommt.
